Kostenartenrechnung einfach erklärt: So behalten Sie Ihre Kosten im Griff

Der Buchhalter legt mir zwei Ausdrucke auf den Tisch. Beide zeigen denselben Monatsumsatz. Der eine weist einen Gewinn von 4.200 € aus, der andere ein Minus von 1.800 €. Kein Zahlendreher, kein Systemfehler. Der Unterschied liegt darin, welche Kosten in welchem Topf gelandet sind. Genau an dieser Stelle fängt die Kostenartenrechnung an, interessant zu werden.

Wer nur die GuV liest, sieht das Unternehmen von außen. Die Kostenartenrechnung dreht den Blick nach innen und beantwortet eine einzige, dafür ziemlich folgenreiche Frage: Welche Kosten sind in diesem Zeitraum überhaupt entstanden, und in welcher Höhe? Klingt harmlos. Ist es nicht. Ich habe in meinem eigenen Betrieb zwei Jahre lang mit einer Kostenrechnung gearbeitet, die diese Frage nur halb beantwortete – und deshalb Entscheidungen getroffen, die ich heute anders treffen würde.

Wo die Kostenartenrechnung im Gefüge steht – und warum sie zuerst kommt

Die Kosten- und Leistungsrechnung läuft in drei Schritten ab, und die Reihenfolge ist kein Zufall, sondern eine logische Zwangsläufigkeit.

Zuerst werden die Kosten nach ihrer Art sortiert. Danach geht es um die Frage, wo sie angefallen sind – das ist die Kostenstellenrechnung. Am Ende steht die Zuordnung zu den Produkten, die Kostenträgerrechnung. Wer die erste Stufe überspringt und direkt Stellen oder Träger beplant, rechnet mit einem Fundament, das er nicht geprüft hat.

Kosten und Aufwand sind nicht dasselbe

Hier stolpern die meisten. Aufwand ist alles, was die Buchhaltung als Vermögensminderung verbucht. Kosten sind nur der Teil davon, der für die eigentliche betriebliche Leistungserstellung verbraucht wird. Dazwischen liegen drei Kategorien, die man auseinanderhalten muss:

• Neutrale Aufwendungen: betriebsfremde Posten (Spenden), außerordentliche Posten (Brandschaden) und periodenfremde Posten (Steuernachzahlung für ein Vorjahr). Sie sind Aufwand, aber kein Kostenbestandteil.
• Anderskosten: Der Betrag ist anders als in der Finanzbuchhaltung. Klassiker: die kalkulatorische Abschreibung, die vom Wiederbeschaffungswert ausgeht statt von den Anschaffungskosten.
• Zusatzkosten: In der Finanzbuchhaltung existiert überhaupt kein Aufwand dafür. Der kalkulatorische Unternehmerlohn ist das bekannteste Beispiel – ein Einzelunternehmer zahlt sich kein Gehalt, trotzdem muss seine Arbeitsleistung in die Kalkulation.

Und dann gibt es noch die Gegenrichtung: Andere Aufwendungen, also Aufwand ohne entsprechenden Kostenanteil. Die Körperschaftsteuer zum Beispiel. Sie ist Aufwand, aber kein Kostenfaktor für die Leistungserstellung.

Ich habe das lange unterschätzt. In meinem ersten Jahr als Selbstständiger habe ich brav jeden Euro als Kosten verbucht, der vom Konto ging. Das Ergebnis: meine Selbstkosten pro Auftrag lagen rechnerisch um rund 18 Prozent zu hoch, weil Versicherungen, Spenden und eine Steuernachzahlung mit drinsteckten. Ich habe Angebote abgegeben, die ich hätte gewinnen können.

Nach welchen Kriterien Kostenarten gebildet werden

Es gibt nicht die eine richtige Einteilung. Es gibt mehrere, und welche man nimmt, hängt davon ab, was man danach damit vorhat.

Nach Art der verbrauchten Produktionsfaktoren

Das ist die gängigste Sortierung, weil sie an die Buchhaltung andockt. Man unterscheidet grob:

• Personalkosten – Löhne, Gehälter, Sozialabgaben
• Materialkosten – Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• Anlagenkosten – Abschreibungen, Instandhaltung, Versicherungen für Maschinen
• Fremdleistungskosten – externe Dienstleister, Frachten
• Sonstige Kosten – Mieten, Energie, Verwaltung

Fällt Ihnen auf, dass die Liste ungleich lang ist? Das ist Absicht. In der Praxis ist die Personalkostengruppe meist deutlich feiner untergliedert als die Sonstiges-Schublade, einfach weil dort die größten Beträge stecken.

Nach Verrechenbarkeit und Beschäftigungsabhängigkeit

Eine zweite, für die Kalkulation oft wichtigere Achse:

Kriterium	Ausprägung	Beispiel
Zurechenbarkeit	Einzelkosten	Rohmaterial für ein konkretes Produkt
Zurechenbarkeit	Gemeinkosten	Miete der Werkshalle, die mehrere Produkte nutzen
Beschäftigung	Variable Kosten	Stromverbrauch der Maschine pro Stück
Beschäftigung	Fixe Kosten	Versicherungspauschale, unabhängig von der Stückzahl

Der interessante Punkt: Einzel- und Gemeinkosten sind nicht deckungsgleich mit variabel und fix. Die Miete einer Maschine kann eine Einzelkostenart sein, wenn nur ein Produkt sie nutzt – und trotzdem fix. Wer diese beiden Achsen verwechselt, baut sich eine Kostenrechnung, die zwar ordentlich aussieht, aber bei jeder Frage nach dem Deckungsbeitrag falsche Antworten liefert.

Ein durchgerechnetes Beispiel – von der Buchhaltung zur Kostenart

Nehmen wir ein kleines Unternehmen mit eigener Werkstatt. Der Monat liefert folgende Posten aus der Buchhaltung:

• Löhne der Fertigungsmitarbeiter: 42.000 €
• Rohmaterial: 18.500 €
• Abschreibung der Maschine laut Finanzbuchhaltung: 3.000 €
• Spende an einen Sportverein: 500 €
• Kfz-Steuer für den Firmenwagen: 320 €
• Miete der Werkstatt: 5.800 €

Die Abgrenzung läuft so: Die Spende fliegt raus – neutraler Aufwand. Die Kfz-Steuer fliegt ebenfalls raus, sie ist eine andere Aufwendung ohne Kostenbezug. Die Abschreibung wird umgerechnet: Die Maschine müsste heute deutlich mehr kosten als bei Kauf, also setzt man die kalkulatorische Abschreibung auf den Wiederbeschaffungswert an – sagen wir 4.100 € statt 3.000 €. Der Differenzbetrag von 1.100 € ist eine Anderskostenart.

Ergebnis: Aus 69.820 € Aufwand werden 68.500 € Kosten, aufgeteilt auf sechs sauber getrennte Kostenarten. Und der Unternehmerlohn? Fehlt in der Liste, weil er nie als Aufwand gebucht wurde. Als Zusatzkosten kommt er mit einem kalkulatorischen Ansatz hinzu – sagen wir 4.500 € – und macht den Vergleich mit einem angestellten Geschäftsführer erst möglich.

Welche kalkulatorischen Kostenarten fast immer vergessen werden

Die vier üblichen Verdächtigen, die in keiner ordentlichen Kostenartenrechnung fehlen sollten:

1. Kalkulatorische Abschreibung – auf Basis des Wiederbeschaffungswerts
2. Kalkulatorische Zinsen – für das im Betrieb gebundene Kapital, auch wenn es eigenes ist
3. Kalkulatorischer Unternehmerlohn – die Arbeitsleistung des Inhabers
4. Kalkulatorische Wagnisse – Verlustrisiken, Ausschuss, Forderungsausfall

Punkt zwei hat mich am längsten beschäftigt. Wenn ich 40.000 € eigenes Geld in eine Maschine stecke, entstehen keine Zinsaufwendungen in der Buchhaltung. Trotzdem hätte ich das Geld alternativ anlegen können. Diese Opportunität muss in den Kosten auftauchen, sonst rechne ich mir mein Projekt schöner, als es ist.

Wie eine Kostenartenrechnung in der Praxis aussieht

Die Tabelle ist kein Selbstzweck, sondern das Arbeitsmittel. Grob strukturiert sie sich so:

Kostenart	Betrag	davon Einzelkosten	davon Gemeinkosten	davon fix	davon variabel
Fertigungslöhne	42.000 €	38.000 €	4.000 €	12.000 €	30.000 €
Rohmaterial	18.500 €	18.500 €	–	–	18.500 €
Kalk. Abschreibung	4.100 €	–	4.100 €	4.100 €	–
Miete Werkstatt	5.800 €	–	5.800 €	5.800 €	–
Kalk. Unternehmerlohn	4.500 €	–	4.500 €	4.500 €	–

Was in der Praxis fast immer fehlt: die Spalten für fix und variabel. Ohne sie können Sie später keinen Deckungsbeitrag rechnen, ohne die ganze Tabelle neu aufzubauen. Ich habe das einmal von vorne machen dürfen. Zwölf Kostenarten, zwei Abende. Nie wieder.

Was Leser mich zu diesem Thema am häufigsten fragen

Wie heißt die Kostenartenrechnung auf Englisch?

Der gebräuchliche Begriff ist cost type accounting. In der englischsprachigen Literatur firmiert die gesamte Kosten- und Leistungsrechnung häufig als cost accounting oder management accounting, wobei die Dreiteilung in cost type, cost center und cost unit accounting nicht so streng durchgehalten wird wie im deutschsprachigen Raum. Wer internationale Reports liest, sollte das im Kopf behalten – die Begriffe decken sich nicht eins zu eins.

Was gehört in die Abgrenzungsrechnung?

Die Abgrenzungsrechnung ist der Übergangsschritt zwischen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Sie filtert aus den Aufwendungen der Buchhaltung die neutralen Posten heraus und ergänzt die Zusatzkosten. Als Formel gedacht:

Kosten = Aufwendungen − neutrale Aufwendungen − andere Aufwendungen + Anderskosten + Zusatzkosten

In der Praxis läuft das nicht als eine Rechnung, sondern als mehrere Korrekturblätter. Bei mir waren es am Ende drei Seiten, auf denen ich Monat für Monat dieselben Positionen abgehakt habe. Irgendwann habe ich mir daraus eine Vorlage gebaut – das war der Moment, in dem die Kostenrechnung von lästiger Pflicht zu einem Werkzeug wurde, dem ich vertraue.

Wie übt man die Kostenartenrechnung am besten?

Nicht mit Definitionen. Mit echten Kontoauszügen. Nehmen Sie einen Monat Ihrer eigenen Buchhaltung, egal wie klein der Betrieb ist, und sortieren Sie jeden Posten in eine der Kategorien: Kosten, neutraler Aufwand, Anderskosten, Zusatzkosten. Das erste Mal dauert es eine Stunde. Das zweite Mal zwanzig Minuten. Und irgendwann sehen Sie beim Buchen schon, wo der Fehler steckt.

Was am Ende wirklich hängen bleibt

Die Kostenartenrechnung ist kein Selbstzweck und schon gar kein Zahlenfriedhof. Sie ist die Stelle, an der man dem Unternehmen beim Geldausgeben zuschaut – und merkt, dass zwei Ausdrucke mit demselben Umsatz unterschiedliche Wahrheiten erzählen können. Der eine sagt 4.200 € Gewinn, der andere 1.800 € Verlust. Beide haben recht. Die Frage ist nur, welche Wahrheit man für welche Entscheidung braucht.

Wer diese erste Stufe sauber aufbaut, spart sich später viel Ärger. Wer sie überspringt, rechnet jahrelang mit Zahlen, die plausibel aussehen und trotzdem falsch sind. Der Unterschied ist manchmal nur eine Spende von 500 € und eine Abschreibung, die auf dem falschen Wert basiert. Kleinigkeiten, könnte man meinen. Bis sie in einem Angebot landen, das man nicht hätte abgeben sollen.